「 働き方改革 」を実現するIT・クラウドサービスのススメ

ニュースなどで、耳にする機会が増えているキーワード「働き方改革」。関連法案の施行まで残り4ヶ月!
今回は、IT・クラウド視点から、「働き方改革」の実現におけるポイントを紹介します。

働き方改革のキーワード

そもそもなぜ最近「 働き方改革 」をなぜ耳にするようになったのでしょうか?

内閣は、少子高齢化・都市への人工集中など、構造的な問題を解決するべく「一億総活躍社会(アベノミクスの第二ステージ)」の理念を掲げており、その中心的な政策の1つとして「働き方改革」を位置づけています。

法整備の方も進んでおり、今年(2018年6月29日)に「働き方改革関連法案」が可決・成立し、来年(2019年4月1日)には、施行されることが決まっています。

来春に迫った「働き方改革関連法案」施行に向けた注意喚起として、「働き方改革」を耳にする機会は、今後ますます増えて行くものと思われます。・・・あなたの会社は準備が出来ていますか?

実に様々な課題について取り扱われている「働き方改革」・・・
「どのようにすれば実現できるのか?」が分からず、二の足を踏んでいる企業様も多いと思います。

今回は、IT・クラウドと親和性が高く、ツールを導入することで、実現に向けて前進できる課題にフォーカスをあてて、「働き方改革」を、少し掘り下げてみたいと思います。

「働き方改革関連法案」の概要は大きく2つになります。

[1] 労働時間法制の見直し
「働き過ぎ」を防ぎながら、「ワーク・ライフ・バランス」と「多様で柔軟な働き方」の実現
[2] 雇用形態に関わらない公正な待遇の確保
正規雇用労働者(無期雇用フルタイム労働者)と非正規雇用労働者(パートタイム労働者・有期雇用労働者・派遣労働者)との不合理な待遇の差をなくす
※詳しくは『「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律」について』(厚生労働省)を参照ください。

https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000148322_00001.html

ここで注目していただきたいキーワードが「多様で柔軟な働き方」([1])です。

日常生活で様々なイベントが起るなか、我々は生活を支える為に働いています。
中でも、「病気・ケガ」「育児・介護」は、時間・場所の制限が大きく関係するイベントであり、仕事への影響も少なくはありません。

少子高齢化が進むなか、生活を支えるべき仕事を辞めて生活を守ると言うようなケース(介護離職など)への考慮も必要であり、会社側としても、社員の生活を守り支援するための仕事環境(働きやすい仕事環境)の整備が求められています。

働きやすい魅力ある環境は、従業員満足度の向上にもつながる施策であり、様々な効果も期待できます。
・モチベーションの維持
・離職率の低減
・入社希望者の増加

「人手不足」と言う大きな問題を解消するためにも、中小企業にこそ「働き方改革」が必要であると【厚生労働省】も呼び掛けています。

(出典)厚生労働省リーフレット『「働き方」が変わります!!』
https://www.mhlw.go.jp/content/000335765.pdf

グループウェアが代表的?働き方改革で注目されるクラウドサービスの活用

仕事と生活の両立、働きやすい仕事環境の実現に向けて、時間・場所の制限を緩和した仕事手法「テレワーク(リモートワーク / 事務所以外の場所で仕事をすること)」が注目をされています。

当然ですが、テレワーク導入には、事務所従業員とテレワーク従業員間での、情報共有・コミュニケーションを支援する仕組みを構築することが必須になります。

ひと昔前は、快適な通信環境が整備されていかったこともあり、テレワーク導入は高い壁でした。
しかし、各種クラウドサービス(情報共有アプリケーションなど)の登場や、通信環境の整備(Wi-Fi高速回線など)が進んだことにより、テレワーク導入は決して高い壁では無くなりました。

また、時間・場所の制限緩和の点から「地方創生」「災害対策」への活用にも「テレワーク」が有効であると言われています。

●「テレワーク」活用
従業員満足度の向上 子育て支援
介護支援
病気療養支援
U/Iターン支援(地方創生)
従業員の安全確保 時差出勤支援(交通渋滞緩和) 災害支援(出勤中の災害遭遇回避で自宅勤務)
災害支援(影響軽微な支店への勤務地変更)

「テレワーク」運用時に便利なIT・クラウドサービスの具体例

次に、「テレワーク」における活用シーンごとに、役立つIT・クラウドサービスについて具体的に紹介したいと思います。
様々な活用シーンが想定できるとは思うのですが、ここでは以下の活用シーンにおける便利サービスを具体的に紹介したいと思います。

■想定される活用シーン ■サービス例
仕事に必須の「電子メール」!場所や端末にとらわれず、いつでも・どこでも確認したい [1]Webメール
仕事のスケジュールやスタッフ所在地(事務所?テレワーク先?)を、場所や端末にとらわれず、いつでも・どこでも確認したい [2]共有スケジュール
事務所勤務のスタッフと、リアルタイムにコミュニケーションを取りたい [3]ダイレクトメッセージ(DM)/ビジネスチャット
事務所とテレワーク先でTV会議(電話会議)をしたい [4]Web会議
事務所勤務のスタッフと、大容量のデータをやり取りしたい
(メール添付では容量制限が気になる)


[5]オンラインストレージ/文書共有
[6]添付ファイルWebダウンロード変換(添付DL変換)
作成途中であった資料の続きを、テレワーク先で仕上げたい [7]クラウド型オフィスアプリケーション

テレワークに使える便利なパッケージサービス「グループウェア」

上記の便利サービスの多くがまとまったパッケージサービスに「グループウェア」と言うのがあるのをご存知ですか?
「働き方改革(テレワーク)」と非常に相性の良いサービスであり、「テレワーク便利ツール=グループウェア」と言っても過言では無いかも知れません。
ここでは、日本製2社(日本企業の組織体系を意識した設計で運用がしやすい)・海外製2社のサービスを紹介したいと思います。

■グループウェア(クラウド版) [税別]
日本製 海外製
サイボウズ Office
[サイボウズ社]★
desknet’s NEO
[ネオジャパン社]★
Office 365
[Microsoft社]★
G Suite
[Google社]
初期費用 \0 \0 \0 \0
月額費用/ID単価 \500~ \400~ \540~ \600~
[1]Webメール
[2]スケジュール
[3]DM/チャット ×
[4]Web会議
[5]文書共有
[6]添付DL変換 × × × ×
[7]オフィスアプリ × ×
※ 手前味噌ですが「★サービス」は弊社で導入相談も可能です。お気軽にご相談ください。
※ 上記は参考価格になります。実際に利用するサービス種類などにより単価は異なります。

多くのグループウェアでは、グループウェア内でのデータやり取り([5]文書共有)を想定・推奨している為、メール添付ファイルWebダウンロード変換のような機能は提供されていません。

「[6]添付DL変換」に興味をお持ちの方は以下のサービスを検討されるのも良いかと思います。

■誤送信防止サービス [税別]
Active! gateSS
[クオリティア社]★
初期費用 \50,000~
月額費用/ID単価 \300~
[6]添付DL変換
その他機能 添付ファイル暗号化・送信一時保留/上司承認など
※ 手前味噌ですが「★サービス」は弊社で導入相談も可能です。お気軽にご相談ください。
※ 上記は参考価格になります。実際に利用するサービス種類などにより単価は異なります。

VPNで実現する安全なテレワーク環境

先程も書きましたが「テレワーク(時間・場所の制限を緩和できる働き方)」が注目されるようになった背景には、通信環境(Wi-Fi高速回線など)の整備により、導入障壁が低くなったことも大きな要因の1つです。

しかし、Wi-Fi環境(特に、駅・空港・コンビニ・カフェなど、公衆の野良Wi-Fi)の中にはセキュリティが弱く、盗聴の危険性があるものも多いことが指摘されており【総務省(情報通信分野の監督官庁)】でも対策が検討されています。

Wi-Fi環境における盗聴防止策としては、一般的に「VPN(Virtual Private Network / 仮想ネットワーク構築と通信経路暗号化)」が有効であると言われており、セキュリティ各社から「セキュリティ モバイルアプリ」がリリースされています。

VPNアプリの中には、無料版もあるのですが【通信速度:遅い】【広告表示:有り】などの利用制限があり、ビジネス用途向きで無いものが多くあります。その為、ここでは、有料版に絞り、いくつか紹介させていただきます。

■セキュリティ モバイルアプリ [税別]
Mcafee
Safe Connect

[マカフィー社]
ノートン
WiFiプライバシー

[シマンテック社]
Symantec
Endpoint Protection Cloud

[シマンテック社]★
初期費用 \0 \0 \0
継続費用/ID単価 \900/月~ \2,990/年~ \500/月~
[1]VPN
[2]ウィルス対策 × ×
[3]脆弱性対策 × ×
※ 手前味噌ですが「★サービス」は弊社で導入相談も可能です。お気軽にご相談ください。
※ 上記は参考価格になります。実際に利用するサービス種類などにより単価は異なります。
【参考】VPN通信時のiPhone画面例(Symantec Endpoint Protection Cloud)
VPN自動接続時「アプリ画面」 VPN自動接続時「VPN設定画面」
VPN自動接続時「アプリ画面」 VPN自動接続時「VPN設定画面」

「働き方改革とクラウドサービス」最後に

今回、お届けしました【「 働き方改革 」を実現するIT・クラウドサービスのススメ】は、如何でしたでしょうか?

新年度に向けて、そして「働き方改革関連法案」が施行されるにあたって社内環境やツールの検討をされている方も多いと思います。
少しでも、皆さまの参考になりましたら幸いです。
これからも、役立つ情報をお届け出来ればと思います。よろしくお願いします。