t.itami キャッシュレスの話題を新聞やニュースで聞くことも多くなってきました。
クラウドサービスのお支払いもカード決済が主流です。請求額もオンラインで確認するという流れが増える中、「紙の請求書が必要」というケースもまだまだありますね。ビジネス向けのサービスですとまだまだ紙の請求書と振込の方がメインだと思います。
今回は、われわれファーストサーバがお客様からいただく料金について、どのように請求してきたかの変遷について、お伝えしたいと思います。
請求作業の変遷
1.請求書の手発行、封入、郵送
われわれがサービスを始めたころ、料金をいただく方法としては請求書払いのみというのが一般的でした。
当社が提供するレンタルサーバサービスでも、営業事務として請求書を作成し、お客様に郵送、そして入金いただくという流れなのはかわりません。しかし、サービスをご利用いただくお客様が増え始めると、その作業はだんだんと増加。
請求書が膨大な数に上り始めたころ、ファーストサーバでは月に一度のイベントのように、全社員で請求書類を一通一通そろえて、封筒に入れるというような作業を行っていたことがありました。
社員総出でやるようなイベントなので、全社員が顔を合わせるようなある意味部署間交流みたいなきっかけにもなりましたが、2000通を超えるころには限界となり、その工数は膨大なものに。
2.請求書封入の自動化、手請求(2003年ごろから)
膨大な工数が問題になってきたころ、自動化することを検討し始めました。
そこで出てきたのが、封入封緘機の導入。
請求書と封筒をセットすると自動で折って封筒に入れて封までしてくれるスーパーマシン！
しかしながら当時の封入封緘機は、外国製ということもあり紙質や封筒の形でのセッティングが難しく担当社員は職人のように。。。
機械が発する音も大きく、動作させる場所を選ぶものでした。当時は、会議室を一つ数時間借り切っての作業。誤封入が無いか、ちゃんと糊付けされているかなどのセキュリティ面の確認をしながらの作業となり、人数的な工数は削減できつつも請求業務自体の工数が削減できていたかというと少し疑問です。
そしてさらに発行する請求書が増加し、機械の保守限界がきたため再び業務を検討する必要が出てきました。
3.外注の利用(2009年ごろから)
社内での対応が難しくなってきたのと、時代的にも
「社内のデータを外部に出して業務を委託する」
というのが許される風潮になってきたこともあり外部業者の利用を考えました。
当初は、
- 請求データを渡す
- 印刷
- 封入
- 郵送投函
といった流れを行いたかったのですが、オプションや容量の追加などの契約内容の変更がギリギリまで発生するため、それらを反映させた形での請求書郵送となると、
- 請求書紙面の作成・印刷までは社内で実施
- 印刷したものを業者に渡す
- 封入・封緘・郵送投函を業者で実施
という流れで委託することにしました。
4.カード決済の導入(2010年ごろから)
2010年ごろから、新規サービスの検討を行っているときに一部のサービスでにカード決済を導入。
当時クレジットカードの支払い対応が遅れていましたので試験的に行ってみた部分も。
カード決済の対応開始はよかったのですが、不正なカードの利用といった新たな悩みも。
5.収納代行サービスの利用(2013年ごろから)
そして現在Zenlogicでは収納代行サービスを利用しています。
収納代行サービスでは
- 請求データの送付
- 請求書の発行
- 送付
- 入金確認
と当初やりたかったことが実現、コストはかかりますが請求業務にかかる人的工数はかなり削減できたと思います。
また、銀行振り込み、カード決済だけでなくコンビニ支払にも対応できたのは、とてもよかったことでした。
さいごに
われわれファーストサーバの請求がどのように変わってきたのかをかいつまんで説明したのですが、この記事をお読みの方のなかにも現在請求業務の工数に悩んでおられる方がおられるかもしれません。
いまはFinTechが全盛となっており、いろいろな金融サービスや決済サービスが出ていますので、触れる機会も増えてきていると思います。
それぞれの業務内容や課題にマッチする選択をすることになるかと思います。
今回の事例が、参考になれば幸いです。
